Nel 2022 è ormai visto come obbligatorio il possesso di una casella mail per facilitare la comunicazione con ogni attore che prende parte al processo aziendale, dal cliente al fornitore. Parliamo anche di uno dei canali preferiti dagli utenti per ricevere assistenza e novità riguardo il brand, aspetto che rende essenziale ormai avere una casella di posta qualsiasi sia la tipologia o la dimensione dell’attività. In realtà sarebbe troppo riassuntivo considerare solo queste motivazioni ed ecco perché in questo articolo proporremo ulteriori 5 ragioni per utilizzare un servizio di posta all’interno dell’azienda.
1) Mostrare un’immagine professionale
Ormai non avere un canale di comunicazione rapido ed efficiente come una casella di posta elettronica non può che andare a discapito dell’azienda. Il messaggio mail rende diretto e personale un contatto che in realtà avviene a distanza tramite internet, simulando nel miglior modo possibile la comunicazione faccia a faccia che siamo soliti avere di persona. Anche il modo di comunicare, come la mail viene strutturata ed il tono utilizzato sono in grado di trasmettere l’immagine dell’azienda sia ai colleghi che ai clienti, che dovranno essere spinti ad acquistare o almeno ad avviare un primo contatto con il brand.
2) Un canale rapido e pratico
La comodità di usare una mail sta principalmente nel fatto che, a meno di errori o allegati molto pesanti, l’invio e la ricezione dei messaggi avviene in un lasso di tempo brevissimo. Uno scambio meno diretto rispetto alle chat o all’assistenza telefonica ma che può risultare vantaggioso visto che offre quello scarto di tempo per poter strutturare ed organizzare al meglio la risposta per il cliente. La sua semplicità lo rende ad oggi un canale da possedere ad ogni costo per qualsiasi tipo di azienda, in particolar modo se si calcola il fatto che ancora per la maggior parte dei clienti e manager la mail è il mezzo di comunicazione preferito per la sua comodità e per la flessibilità che propone.
3) Un canale economico
Spesso erroneamente si pensa che per la creazione e gestione di una casella mail sia necessario un ingente investimento iniziale. In realtà, soprattutto se l’azienda è di piccole dimensioni, non è necessario utilizzare provider con piani a pagamento ma può bastare semplicemente utilizzare un classico account Gmail, magari suddividendo grazie agli alias i diversi domini di settore ( [email protected]; [email protected]; ecc).
4) Una comunicazione agile
Rispetto alle telefonate o ai messaggi social, le mail non esigono la presenza contemporanea delle due persone ma restano immagazzinate all’interno della casella sempre a disposizione del lettore che ha la facoltà di scegliere quando leggere e rispondere. Un’azienda rispettabile deve comunque prendere seriamente questo aspetto cercando di rispondere il prima possibile al cliente, in particolar modo se si tratta di lamentele o richieste di supporto. Insomma parliamo di un modo per comunicare che non sia invasivo come le pubblicità ma che proprio per questa peculiarità viene preferito dagli utenti online.
5) Adattabile a vari contesti
Che si tratti di una comunicazione con un amico o con il rapporto con un cliente o fornitore, la mail ha la capacità di adattarsi ad ogni esigenza grazie alla possibilità di utilizzare e strutturare il messaggio sia in modo formale che informale. Se l’intento comunicativo è quello di mostrarsi il più professionale possibile, si dovrà rileggere più volte il testo usando un tono adatto e magari suddividendolo per facilitarne la lettura, con un oggetto che deve essere chiaro e diretto per comunicare da subito l’intento del messaggio.
