Ora che ogni tipo di comunicazione avviene per la maggior parte dei casi online è necessità quotidiana quella di redigere una mail formale per tutta una serie di scopi. Che sia per rivolgersi a clienti in cerca di supporto, per comunicare con nuovi fornitori o semplicemente per inviare una candidatura per un nuovo lavoro è necessaria una certa dimestichezza e tutta una serie di accortezze per scrivere una mail formale in modo perfetto. Il consiglio è allora quello di metterti comodo e proseguire nella lettura visto che prenderemo in considerazione tutta una lista di accorgimenti che in questo caso specifico possono fare realmente la differenza nel risultato finale. Non mi resta che augurare allora una buona lettura, sperando che l’articolo possa alla fine fornire un reale supporto per tutte le mail successive che si vorranno inviare.
L’oggetto della mail
L’oggetto, come in molti altri casi, è uno dei primi aspetti da prendere in considerazione nella stesura di un messaggio formale. Questo perché è una delle prime parti che vengono notate dal destinatario e, di conseguenza, se scritto male potrebbe non solo risultare poco efficace ma addirittura portare ad un’eliminazione diretta della mail. Il consiglio è quello di essere il più diretti ed espliciti possibile facendo capire in modo chiaro il tema generale del messaggio con un linguaggio che non usa troppi giri di parole. Anche la lunghezza dell’oggetto infatti è un requisito per la qualità del messaggio: se eccessivamente lungo e complesso il destinatario potrebbe essere facilmente invogliato a passare oltre. In poche parole si deve riuscire a riassumere in modo chiaro quello che è lo scopo per cui la mail viene inviata, senza andare fuori tema ed aggiungere inutili abbellimenti che risultano essere solo controproducenti.
L’introduzione del messaggio
È giunto il momento di pensare alla composizione vera e propria del messaggio partendo in primis da quell’introduzione o presentazione per molti considerata essenziale. I saluti di circostanza, nel caso di una mail formale, vanno accompagnati da un aggettivo di circostanza seguito dal titolo che identifica il destinatario come ad esempio Sig/Sig.ra o nel caso di un professionista Dottore/Dottoressa. Di solito si utilizza come aggettivo di circostanza:
- Egregio o spettabile se la persona che si sta contattando non si conosce o ricopre un ruolo elevato;
- Gentile ha invece un aspetto molto più confidenziale ed è ottimo per relazionarsi con persone con cui si ha un minimo di confidenza;
Quelle appena viste sono anche ottime soluzioni per scrivere mail a più destinatari in cui cambierà solo il nome della persona interessata mentre l’introduzione resterà la stessa. Ricordiamo anche che alla fine di questa sezione va inserita una virgola dopo il saluto ed andare a capo per procedere con la stesura vera e propria del messaggio.
Il corpo del messaggio
Ora è il momento di passare a descrivere in modo più dettagliato l’argomento solo introdotto nell’oggetto, magari aggiungendo una breve presentazione se non si conosce la persona a cui ci si rivolge. Anche in questo caso è conveniente non dilungarsi troppo e andare dritti al punto per non stancare fin da subito l’interlocutore, possibilmente organizzando il testo in paragrafi per rendere maggiore la leggibilità. Non dimentichiamoci poi di prestare attenzione alla grammatica e a tutti quegli errori di punteggiatura che rendono difficile e poco comprensibile il messaggio finale, meglio affidarsi al proprio bagaglio personale per non imbattersi in figuracce. Una volta riletto il testo è opportuno anche segnalare la presenza di eventuali allegati che spesso possono essere saltati, specificando anche il loro contenuto prima che vengano aperti.
