In un’era di grande sviluppo tecnologico come quella che stiamo vivendo, i canali di comunicazione digitale svolgono un ruolo fondamentale. L’Internet ha di fatto messo in contatto istantaneo chiunque abbia la necessità di recapitare un messaggio, indipendentemente da dove si trovino mittente e destinatario. Qualunque sia lo scopo, l’e-mail continua ad essere il mezzo di comunicazione preferito dagli internauti di ogni età. Nonostante ciò, in pochi ancora sanno come poter redigere una e-mail perfetta, in particolar modo se legata al mondo lavorativo, in cui i requisiti sono spesso elevati. Già dalla compilazione del messaggio può trasparire una certa fiducia da parte del ricevente, che ormai si aspetta un certo standard elevato ed una chiarezza necessaria per una lettura agile e allo stesso tempo comoda.
1- Usare un indirizzo formale
Un recapito di posta elettronica deve intanto apparire il più formale e serio possibile. Carini gli indirizzi creati durante il liceo, ma forse poco consoni all’ambiente lavorativo. Nulla di troppo esagerato, basta servirsi del proprio nome e cognome, seguito, in caso di omonimia, dalla data di nascita.
2- L’importanza dell’oggetto
Chi legge le mail, ad esempio, per una candidatura spesso e volentieri fà un processo di “screening” basandosi solo sul contenuto dell’oggetto. In poche parole si deve essere capaci di riassumere il contenuto della mail, magari usando un tono che invogli l’apertura del messaggio e che incuriosisca lo spettatore.
3- Utilizzare un tono formale
Se si scrive ad un potenziale datore di lavoro, ad un cliente o ad un collaboratore, si deve adattare la scrittura al contesto. Non esordiamo con un Ciao poco formale, ma piuttosto con un “Egregio” o “Gentile” seguiti da titolo e cognome del destinatario.
4- Essere chiari nella presentazione
Quando si scrive ad una persona per la prima volta, è importante iniziare il messaggio presentandosi al meglio. Subito dopo il saluto, l’invito è quello di dedicare una riga alla propria presentazione, azione che aiuterà il lettore a comprendere da subito lo scopo del messaggio e la persona con cui si sta relazionando.
5- Essere concisi
Un po’ come abbiamo visto con l’oggetto, anche il contenuto del messaggio deve essere chiaro e soprattutto riassuntivo. Evitiamo di perdere tempo in chiacchiere e abbellimenti formali ma anzi cerchiamo di andare dritti al punto parlando da subito della questione anticipata nell’oggetto. Nessuna ripetizione o ridondanza che possa distrarre dall’obiettivo finale.
6- Ringraziamenti e saluti
Prima di concludere l’e-mail è sempre bene ringraziare il destinatario e fargli sapere, in caso, se ci si aspetta una risposta in futuro. Casi come “Grazie dell’attenzione” e “In attesa di notizie, le auguro buona giornata” danno un tocco di cortesia e professionalità. Dopodiché si può passare direttamente ai saluti, sempre formali e con tono di cortesia, senza dimenticare di specificare nome e cognome alla fine del testo.
